Ledenvoorwaarden & Trainingsreglement

  Warisan International Martial Arts Academy

KvK-nummer: 01150172 – Gevestigd te: Den Haag, Nederland

1. Toepassingsgebied

• Deze Ledenvoorwaarden & Trainingsreglement zijn van toepassing op alle leden, studenten en deelnemers aan trainingen, seminars, workshops of evenementen van Warisan International Martial Arts Academy (hierna: Warisan).

• Door inschrijving, deelname of aanwezigheid bij enige activiteit verklaart de deelnemer zich onvoorwaardelijk akkoord met deze voorwaarden.

• Deze voorwaarden zijn bindend voor alle deelnemers, ongeacht leeftijd, niveau of duur van het lidmaatschap.

2. Inschrijving & Beoordelingsperiode

• Nieuwe studenten doorlopen een intake- en beoordelingsperiode van circa zes (6) weken voordat zij officieel als lid worden toegelaten.

• Deze periode dient om de discipline, inzet, houding en geschiktheid van de student te beoordelen in relatie tot de principes van Warisan.

• Na afloop van deze periode behoudt Warisan zich het recht voor te beslissen of voortzetting van deelname wordt toegestaan.

• Indien de student niet geschikt wordt bevonden, wordt de deelname per direct beëindigd.

• De beslissing van de hoofdtrainer (Guru Marcel Horstman) is bindend en niet vatbaar voor discussie of beroep.

3. Betaling, Aanwezigheid & Restitutie

• Lesgelden waarborgen een plaats binnen het trainingsprogramma en zijn niet gekoppeld aan daadwerkelijke aanwezigheid.

• Restitutie, teruggave of verrekening van lesgelden is onder geen enkele omstandigheid mogelijk, ongeacht de reden van afwezigheid.
  Dit geldt onder andere bij:

  • ziekte, vakantie, werkverplichtingen of persoonlijke omstandigheden;

  • beëindiging van deelname door de student;

  • gemiste lessen of vermindering van motivatie.

• Het lesgeld dient tijdig en volledig te worden voldaan om de lidmaatschapsstatus te behouden.

• Tijdelijke afwezigheid schort de betalingsverplichting niet op, tenzij schriftelijk anders overeengekomen met Warisan.

4. Afwezigheid van de Instructeur & Continuïteit

• Indien de hoofdtrainer (Guru Marcel Horstman) wegens ziekte of onvoorziene omstandigheden niet kan lesgeven, zorgt Warisan voor continuïteit van het lesprogramma, door:

  • een bevoegde vervangende instructeur aan te wijzen, of

  • de les te verplaatsen naar een andere datum.

• Indien twee (2) of meer lessen kort na elkaar worden geannuleerd, worden de gemiste uren samengevoegd tot een compensatie-seminar of extra trainingssessie, kosteloos voor de getroffen leden.

• Warisan informeert de leden hierover tijdig vooraf.

5. Gedrag, Discipline & Ethiek

• Van ieder lid wordt verwacht dat hij of zij zich te allen tijde houdt aan de waarden van respect, discipline, bescheidenheid en zelfbeheersing.

• Agressief, respectloos of storend gedrag tegenover instructeurs, medestudenten of de organisatie leidt tot onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap, zonder recht op restitutie.

• Warisan hanteert een zero-tolerancebeleid voor geweld, discriminatie, seksuele intimidatie, pestgedrag of wangedrag in welke vorm dan ook.

• Leden vertegenwoordigen de waarden van Warisan ook buiten de academie en dienen zich daar eveneens correct te gedragen.

6. Beëindiging van Deelname en Opzegtermijn

• Een lid kan de deelname aan de trainingen te allen tijde schriftelijk opzeggen (per e-mail of ondertekende brief).

• Voor alle lidmaatschappen geldt een opzegtermijn van één (1) volledige kalendermaand, ingaande op de eerste dag van de maand volgend op de datum van opzegging.

  • Voorbeeld: indien een lid op 13 april opzegt, geldt de maand mei als opzegtermijn en dient deze volledig te worden voldaan.

  • Opzeggingen die plaatsvinden na de eerste dag van de maand leiden dus altijd tot betaling van de volledige daaropvolgende maand.

• Gedurende de opzegtermijn behoudt het lid het recht om aan trainingen deel te nemen, mits alle betalingsverplichtingen zijn voldaan.

• Reeds betaalde bedragen, inclusief betalingen tijdens de opzegtermijn, zijn niet restitueerbaar.

• Warisan behoudt zich het recht voor om het lidmaatschap per direct te beëindigen zonder opzegtermijn of restitutie indien:

  • het gedrag of de houding van het lid de veiligheid, reputatie of sfeer van de academie schaadt;

  • het lid in strijd handelt met de waarden, instructies of ethische normen van Warisan.

• In alle gevallen waarin Warisan de deelname beëindigt, blijft de financiële verplichting over de reeds aangevangen maand volledig verschuldigd.

7. Veiligheid, Risico & Aansprakelijkheid

• Deelname aan trainingen en activiteiten van Warisan geschiedt volledig op eigen risico.

• De deelnemer erkent dat vechtsporten fysieke inspanning en risico op letsel met zich meebrengen.

• Door deelname verklaart de student dat hij/zij lichamelijk en geestelijk gezond is en geschikt om deel te nemen aan de training.

• Warisan, haar instructeurs, assistenten en medewerkers zijn niet aansprakelijk voor enig letsel, schade of verlies, ongeacht de oorzaak, zowel binnen als buiten lestijd.

• Elke deelnemer is verplicht gebruik te maken van passende beschermingsmiddelen, waaronder maar niet beperkt tot: veiligheidsbril, kruisbeschermer, kniebeschermers, onderarmbeschermers, enz.

• Training met wapens (zoals messen, bastons, machetes, karambits, sarongs, kapaks, sikkels of andere wapens) dient altijd te gebeuren met uiterste zorg, discipline en onder toezicht van de instructeur.

• Door ondertekening van dit document verklaart de deelnemer onherroepelijk afstand te doen van alle rechten op juridische stappen of schadeclaims jegens Warisan of haar vertegenwoordigers voor enig letsel of schade ontstaan tijdens deelname.

8. Materiaal & Eigen Verantwoordelijkheid

• Leden zijn zelf verantwoordelijk voor hun persoonlijke trainingsmateriaal, wapens en beschermingsmiddelen.

• Gebruik van door Warisan beschikbaar gesteld materiaal gebeurt op eigen risico.

• Beschadiging of verlies van eigendommen van de academie door nalatigheid of verkeerd gebruik wordt verhaald op de verantwoordelijke deelnemer.

9. Afwezigheid & Vakanties

• Indien een lid besluit tijdelijk niet te trainen of met vakantie te gaan, vindt geen restitutie of compensatie plaats.

• Gemiste lessen kunnen niet worden ingehaald, overgedragen of omgeruild voor andere trainingen.

• Regelmatige aanwezigheid is een voorwaarde voor voortgang, examens en certificering.

10. Foto-, Video- & Mediagebruik

• Warisan behoudt het recht om tijdens trainingen, seminars of evenementen foto's, video's of opnamen te maken voor educatieve en promotionele doeleinden.

• Door deelname verleent het lid kosteloze, blijvende toestemming voor gebruik van beeld- en geluidsmateriaal op websites, sociale media of drukwerk van Warisan.

• Leden die niet zichtbaar willen zijn op dergelijk materiaal dienen dit schriftelijk vooraf aan te geven.

11. Intellectueel Eigendom

• Alle lesmethoden, logo's, namen, systemen, documenten en trainingsprogramma's van Warisan International Martial Arts Academy zijn intellectueel eigendom van Guru Marcel Horstman en Warisan.

• Het is ten strengste verboden om zonder schriftelijke toestemming materiaal te kopiëren, te verspreiden of buiten de academie te onderwijzen.

• Overtreding hiervan leidt tot onmiddellijke beëindiging van deelname en kan civielrechtelijke of strafrechtelijke vervolging tot gevolg hebben.

12. Wijzigingen

• Warisan behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te allen tijde aan te passen of aan te vullen.

• Inhoudelijke wijzigingen worden via de gebruikelijke communicatiekanalen of via de website bekendgemaakt.

• Voortgezette deelname na wijziging betekent akkoord met de herziene voorwaarden.

13. Toepasselijk Recht & Bevoegde Rechtbank

• Op deze voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

• Alle geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank te Den Haag, tenzij dwingendrechtelijke bepalingen anders voorschrijven.

• Indien enige bepaling ongeldig of nietig blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

14. Verklaring van Kennisname en Akkoord

Ondergetekende verklaart deze voorwaarden volledig te hebben gelezen, begrepen en aanvaard.
De deelnemer erkent dat deelname op eigen risico plaatsvindt en ziet af van elk recht om Warisan International Martial Arts Academy of haar instructeurs aansprakelijk te stellen voor letsel, schade of verlies van welke aard dan ook.

15. Lidmaatschap NPSF

Na succesvolle afronding van de 6-weekse beoordelingsperiode en toelating als officieel lid van Warisan International Martial Arts Academy, is het verplicht om zich tevens in te schrijven bij de Nederlandse Pencak Silat Federatie (NPSF) via:
🔗 https://npsf.nl/home/lid-worden/
Deze inschrijving maakt deel uit van het officiële lidmaatschap van Warisan en is noodzakelijk voor:

• landelijke erkenning van het lidmaatschap;

• deelname aan nationale en internationale evenementen of examens;

• verzekering en registratie volgens de richtlijnen van de NPSF.
  De kosten voor inschrijving en contributie bij de NPSF staan los van de contributie aan Warisan International Martial Arts Academy.

16. VOG-Verklaring (Verklaring Omtrent het Gedrag)

• Warisan International Martial Arts Academy hecht groot belang aan veiligheid, integriteit en vertrouwen binnen de trainingsomgeving.

• Daarom is het voor alle nieuwe leden verplicht om, vóór officiële toelating als lid, een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

• Zonder geldige VOG kan geen officieel lidmaatschap tot stand komen.

• Daarnaast dienen alle leden, instructeurs, assistenten en medewerkers hun VOG jaarlijks te vernieuwen, uiterlijk vóór de vervaldatum van de vorige VOG.

• De VOG mag niet ouder zijn dan 12 maanden op het moment van aanlevering en moet worden aangevraagd via de officiële overheidswebsite:
  🔗 https://www.justis.nl/producten/vog/

• Alle kosten voor het aanvragen of vernieuwen van de VOG zijn volledig voor rekening van de deelnemer en kunnen niet worden verhaald op Warisan International Martial Arts Academy.

• Indien een (nieuw) lid weigert of nalaat een geldige of vernieuwde VOG te overleggen, behoudt Warisan zich het recht voor om:

  • de toelating tot het lidmaatschap te weigeren;

  • de samenwerking of deelname te beëindigen;

  • of de toegang tot trainingen tijdelijk te schorsen.

• De gegevens uit de VOG worden uitsluitend gebruikt voor interne beoordeling en worden vertrouwelijk en in overeenstemming met de AVG verwerkt.

17. Administratieve en Registratiekosten

Alle kosten die verband houden met administratie, registratie, inschrijving of herinschrijving bij externe organisaties, federaties of overheidsinstanties (zoals de NPSF of Justis voor de VOG), komen volledig voor rekening van de deelnemer en kunnen niet worden verhaald op Warisan International Martial Arts Academy.

18. Aansprakelijkheid Externe Instanties

Warisan International Martial Arts Academy is niet aansprakelijk voor vertragingen, fouten of afwijzingen bij de verwerking van inschrijvingen door externe instanties zoals de NPSF of Justis. De verantwoordelijkheid voor tijdige, correcte en volledige aanlevering van gegevens berust te allen tijde bij de deelnemer zelf.

19. Indexering en Aanpassing Tarieven

Warisan International Martial Arts Academy behoudt zich het recht voor om jaarlijks de contributie of deelnamekosten te indexeren of aan te passen, bijvoorbeeld in verband met stijgende kosten of inflatie. Deze aanpassing geeft geen recht op ontbinding of restitutie.

20. Beleid voor Wijziging van Lidmaatschap

• Leden die hun lidmaatschap willen wijzigen (bijvoorbeeld van drie keer per week trainen naar één keer per week) dienen hun verzoek schriftelijk per e-mail in te dienen bij Warisan International Martial Arts Academy.

• Wijzigingen van het lidmaatschap kunnen uitsluitend ingaan op de eerste dag van een nieuwe factureringsperiode, die loopt van de 23e van de maand tot en met de 23e van de volgende maand.

• Verzoeken die na de 23e worden ingediend, gaan pas in vanaf de daaropvolgende factureringsperiode.

• Geen enkel contributiebedrag wordt herberekend of terugbetaald voor de resterende dagen binnen de lopende factureringsmaand.

• De wijziging wordt pas definitief nadat deze per e-mail is bevestigd door de administratie van de Academy.

Oorspronkelijk opgemaakt op 30 maart 2020.
Laatst herzien op 12 april 2025.

Warisan International Martial Arts Academy • The Kalhuis – Den Haag, Nederland
www.warisanmartialarts.com • info@warisanmartialarts.com